Di recente ho affrontato il passaggio ad un Nuovo Gestionale per la Fattura Elettronica: Danea Easyfatt.
Una delle prime necessità è stata quella di installarlo su 2 PC, Fisso e Portatile (la licenza lo permette, purché non siano usate contemporaneamente) e fare in modo che l'archivio venisse sincronizzato fra i due PC senza problemi.
Per fare questo ci sono due soluzioni:
- Cartella condivisa su uno dei PC (es Client1)
- Cartella Cloud su cui posizionare il file archivio
Non è però così semplice.
La prima soluzione è adatta a chi ha sempre a disposizione il Client1 quando deve usare il Client2.
La seconda soluzione caso, dipende dal Cloud. Ho già sperimentato che Danea non piace essere posizionato, ad esempio, nella cartella Dropbox, dato che ogni volta compare un fastidioso avviso. Non ho sperimentato altri Cloud noti come Google Driver e OneDrive, ma immagino sia la stessa cosa.
La mia esigenza è quella di usare il PC fisso in ufficio e il PC portatile quando sono dal Cliente, e ho quindi escluso l'utilizzo tramite la Rete. E' vero che avrei potuto avere il Portatile sempre appresso e usare quello come Client1, ma non mi andava bene questa soluzione.
Fortunatamente io uso un Cloud interno, creato con il mio NAS e con il nome della cartella modificabile a piacere, per cui non ho ricevuto nessuna segnalazione da Danea. Chiaramente se Danea Easyfatt sconsiglia Dropbox in quanto Cloud per mantenere la cartella degli, archivi forse qualche motivo valido c'è, per cui eseguo frequentemente un backup normale di Danea, oltre che Backup frequenti e regolari del PC principale e delle cartelle del Cloud sul NAS un una area apposita.
Chiaramente non tutti hanno un NAS (in sistensi è un Disco Esterno che invece di venir collegato tramite USB si collega al Router). Per venire incontro ad un cliente, con esigenze simili alle mie (PC Fisso + Portatile), ma senza la disponibilità di un NAS, ho ideato un semplice script (un file bat) per sincronizzare la cartella di Danea del PC Fisso sul PC portatile e Viceversa, usando come appoggio una cartella Cloud... e ho deciso di mettere a disposizione questo script.
Vediamo come installare lo script.
Nota: anche se Danea funziona su Vista e XP, molti sistemi Cloud non sono più supportati. Non penso che sia un problema, dato che Vista e XP, secondo la Privacy (sial la 196/2003 che il nuovo GDPR) non possono più essere usati per lavoro, perché non ricevono più gli aggiornamenti di sicurezza, certamente nessuno di Voi li sta usando ;-)
Come prima cosa devi avere un account Cloud con il programmino di sincronizzazione installato sui due PC (chiamiamoli Client1 e Client2 perché non devono essere necessariamente Fisso e portatile); Se non puoi usare lo stesso account del Cloud, fai in modo che la cartella scelta come appoggio sia condivisa fra i due account. Il Cloud che suggerisco è Dropbox. Se non hai un account Cloud, devi attivarne uno, ad esempio Dropbox. Clicca qui per attivare un account gratuito con 2 GB + 500 MB di Promozione.
Nota al posto del Cloud si può usare una Pennetta USB da spostare da un PC all'altro, ma occorre tener presente le le penne USB possono cambiare lettere senza preavviso, si possono perdere, si possono rovinare. A maggior ragione NON devono essere usate per spostarci l'archivio.
Una volta attivato e installato, entra nella cartella DropBox, sul PC Principale (Client1), e crea la cartella appoggio per l'esportazione/importazione dell'archivio Danea, ad esempio BK-Danea e verifica se viene creata anche sul PC Secondario (Client2). Se si, procediamo.
Ora dovrai modificare, su entrambi i PC (nel caso tu non l'abbia già fatto in precedenza), una delle impostazioni più stupide di Windows, quella che, per default, nasconde le estensioni dei nomi dei file. Su Windows 10, c'è una scorciatoia: Apri una qualsiasi cartella, clicca su Visualizza e metti il segno di spunta su "Estensioni nomi file". In alternativa (su qualunque Windows), sempre partendo da una qualunque cartella, vai su Opzioni -> Visualizzazione e cerca fra le tante impostazioni "Nascondi le estensioni per i tipi di file conosciuti" e quindi togli il segno di spunta.
Scarica lo script ImportaEsportaDanea.bat (lo trovi a fondo pagina) e salvalo nella cartella BK-Danea. Ora aprilo con un editor di testo come Notepad (Blocco note) o Notepad++ facendo semplicemente clic on il tasto destro e poi Modifica (o Edita con Notepad++ per chi ha installato questo Editor).
ATTENZIONE a cosa e come modifichi lo script, specie se non sai dove mettere le mani; quindi modifica solo ed esclusivamente le parti indicate, ovvero quelle relative alle impostazioni (nomi e percorsi). Le impostazioni sono delle semplici righe di questo tipo:
set Nome=Valore
L'unica cosa che potete variare è il Valore (può contere spazi). Ecco l'impostazione di Dafault:
set Client1=PC Fisso
set Client2=Portatile
set ArchivioDanea=NomeArchivio.etf
set PathArchivio1=C:\Users\Utente1\Documents\Danea Easyfatt\Archivi
set PathArchivio2=C:\Users\Utente2\Documents\Danea Easyfatt\Archivi
set PathCloud1=C:\Users\Utente1\DropBox\BK-DANEA
set PathCloud2=C:\Users\Utente2\DropBox\BK-DANEA
I primi due parametri sono i nomi dei PC. Ho messo PC Fisso per il Client1 e Portatile per il Client2, ma potrebbero essere due portatili o due fissi... Scegli il nome che preferisci per Identificarli, ad esempio con la marca (Asus, HP) o la postazione (es. Casa e Ufficio).
Seconda impostazioni il nome dell'Archivio. Di default si trova dentro la cartella Documents\Danea Easyfatt\Archivi. Mi raccomando di lasciare l'estensione .etf. Di solito ci sono più archivi, il vostro e quelli di esempio (se non li avete cancellati). Se per caso avete più archivi da sincronizzare, la strada più semplice è creare una copia del file .bat.
Terza Impostazione, il nome del percorso della cartella Archivio. Hai appena rilevato il nome dei file .etf e quindi sei ancora in quella cartella. Devi determinare in modo esatto il percorso, e il modo più semplice è cliccando sulla barra del percorso in modo da mostrarlo per intero:
Clicca in corrispondenza del Puntino rosso...
... e comparirà il percorso completo. Selezionalo e copialo (Clic con il destro e poi copia) quindi incollalo nello script in corrispondenza del Valore PathArchivio1. Fai la stessa cosa sul Client2, e incolla (o trascrivi) il valore in corrispondenza di PathArchivio2. Ovviamente i percorsi possono essere differenti se i nomi utente sono differenti.
Quarta Impostazione, il nome del percorso della cartella Cloud. Fai la stessa operazione per il percorso, ma all'interno della cartella appoggio creata sul Cloud del Client1 e poi del Client2.
Salva il file .bat (per semplicità puoi creare un collegamento di questo file sul Desktop... sia del Client1 che del Client2).
Questo è il momento, se non l'hai già fatto, di fare una copia dellarchivio di Danea, usando le funzioni Interne.
Assicurati di aver chiuso Danea.
Avvia il file Bat, Leggi le informazioni e premi invio. Ti comparirà una schermata analoga a questa:
A) Esporta da PC Fisso a Portatile - Operazione da fare sul PC Fisso
B) Importa da PC Fisso a Portatile - Operazione da fare sul Portatile
C) Esporta da Portatile a PC Fisso - Operazione da fare sul Portatile
D) Importa da Portatile a PC Fisso - Operazione da fare sul PC Fisso
Z) Annulla
Per gli esempio userò PC Fisso (Client 1) al Portatile (Client2). Adeguate l'esempio al Vostro caso. La prima esportazione è quella dal PC Fisso (Client 1) al Portatile (Client2). Faiquesta operazione sul PC Fisso... e quindi premi il tasto A. Lo script ti Avvisa che la copia è stata fatta e di attendere la sincronizzazione del Cloud, quindi di andare nell'altro PC (PC Portatile), Avvia lo script e scegli l'Opzione B. Segui le istruzioni. Ti viene confermata l'importazione sul Portatile e ti avvisa che puoi aprire Danea con il Database Aggiornato.
Attenzione, se sul secondo Computer Danea non è stato ancora attivato, Ti viene richiesto di Attivarlo inserendo il codice seriale (Segui le istruzioni riportate sulla licenza).
Avvia Danea sul Portatile; noterai che il Database è aggiornato. Ora fai una modifica (es. inserisci un nuovo Cliente) al termine chiudi Danea. Avvia lo script e scegli l'Opzione C. Al termine della Sincronizzazione vai sul PC Fisso, avvia lo Script e sceglia il tasto D. Apri Danea e troverai l'ultima modifica fatta sul Portatile.
A questo punto possiamo definire la procedura di Importazione/Esportazione installata e collaudata.
Spero di essere stato sufficientemente esaustivo e di non aver saltato o dato per scontati troppi passaggi.
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